Gestão do tempo: aprenda 5 estratégias para otimizar o seu

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Não há nada mais precioso do que o tempo. E, diante das inúmeras demandas da sociedade atual, esse valor torna-se ainda maior. Saber administrar o tempo com sabedoria e bom senso é a chave para ter uma vida mais proveitosa, saudável e feliz em todas as esferas: profissional, social, familiar, pessoal. “A gestão do tempo impacta diretamente em vários fatores: organização, produtividade elevada e sem retrabalho, pontualidade nas entregas, na disciplina e em mais eficiência. Além disso, nos traz a sensação de dever cumprido, minimizando a ansiedade e o estresse, e permitindo que tenhamos horas livres para fazer outras coisas ou fazer absolutamente nada, que também é bem importante”, avalia a psicóloga Roberta Borrelli, mestre em Gestão Organizacional e especialista em Gestão de Recursos Humanos.

A gestão do tempo é fundamental para nos conduzir de forma mais eficiente rumo ao nosso propósito, seja ele qual for. Neste artigo, vamos mostrar como é possível implantar esse tipo de gerenciamento na sua rotina, por meio de 5 práticas. Confira:

1. Esvaziar

Quem deseja gerir melhor o próprio dia não pode contar apenas com a memória. Não importa se você tem ciência de que, às quintas-feiras, você tem aulas online de liderança estratégica e, às sextas, precisa concluir o relatório semanal de desempenho. Na correria do dia a dia, com direito a imprevistos e urgências, essas informações podem “escapar” da sua cabeça. A melhor maneira de evitar isso é contar com ferramentas de organização. Podem ser agendas, planners, aplicativos, checklists, calendários  basta que funcionem de modo a “absorver” aquilo que ficaria na sua mente, deixando-a mais livre para produzir melhor e com mais tranquilidade.

2. Planejar

Antes de iniciar tudo aquilo que precisa fazer, planeje. Isso evita que comece várias tarefas ao mesmo tempo e acabe perdendo o foco. Primeiro liste tudo o que precisa fazer e, a partir daí, estipule o tempo que leva cada atividade. Seja realista ao pensar em prazos. Você pode fazer um planejamento específico por áreas – trabalho, estudo, organização doméstica etc. – e cruzar as informações, de modo que haja tempo suficiente para tudo. O planejamento também envolve um compromisso sincero de combater os ladrões de tempo que drenam a produtividade: interrupções constantes, reuniões sem pauta, distrações, como alertas de e-mail e de WhatsApp, por exemplo.

3. Antecipar

Não há como não considerar que existam imprevistos e emergências. “Geralmente, quando você faz a gestão do seu tempo, dificilmente se perde ou se desorganiza, pois o fato de ter se planejado com antecedência lhe permite ajustar as entregas e as atividades de forma a antecipar ou postergar algo, sem que o caos se instale na sua vida”, diz Roberta. Por exemplo, se você tem três reuniões com clientes em um dia, precisa montar um cronograma de forma que exista um intervalo considerável de tempo entre elas, para o caso de ocorrer algum atraso ou contratempo.

4. Priorizar

Esse é o estágio mais sensível da gestão de tempo. Sem estabelecer prioridades, fica difícil cumprir compromissos ou arrumar momentos para estudar e aprimorar a sua carreira. Como fazer isso? Divida as tarefas ou atividades em categorias. Por exemplo: importante e urgente; importante, mas não urgente; trabalho que pode ser feito em outra data etc. E vale ressaltar: não se esqueça de lidar com prazos realistas e de não deixar demandas para a última hora. Para Andrea Deis, mestre em Administração do Desenvolvimento de Negócios pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e gestora empresarial pela FGV (Fundação Getúlio Vargas), existem aplicativos ótimos para gerenciar tudo isso, tais como Wunderlist, Remember the Milk, Rescue Time e Todoist. “Uma técnica que gosto muito é a Pomodoro, que consiste em organizar as tarefas em ciclos de tempo com um intervalo ao término de cada ciclo. Com um relógio ao lado, você se propõe a se concentrar na realização de uma das atividades listadas durante 25 minutos, sem interrupção. Após esse ciclo, é importante repousar a mente durante 5 minutos para aumentar sua eficiência e foco. Depois, reinicie”, explica. A tática é boa, inclusive, para evitar distrações e procrastinações.

5. Equilibrar

Numa escala de 0 a 10, pense em quanto tempo você tem dedicado para: lazer, amigos, família, aquisição de conhecimentos, trabalho, descanso, saúde. Depois, avalie:

• A distribuição de tempo está alinhada com o que você deseja?

• Existe alguma área que precisa de mais atenção e foco?

• Você pode sofrer alguma consequência por conta da área que está desconsiderando?

• Como você pode redistribuir melhor o tempo entre as áreas mais negligenciadas e as que dedica maior atenção?

Esse exercício é essencial porque mostra quais esferas da sua vida merecem maior investimento de tempo e por trazer motivação para que administre cada vez melhor a sua rotina.

Mais organização, mais tempo 

Muitos acham que gerenciar o tempo é algo chato, que “engessa” a rotina. No entanto, a principal vantagem é justamente ganhar tempo para momentos de aprimoramento intelectual, lazer, descanso, entre outros. Afinal, tempo é um recurso limitado! Gerenciá-lo implica em manter o controle, planejar e organizar o que será realizado. E, por mais que se tenha uma rotina de atividades, sempre haverá um cenário diferente e com pessoas diferentes. Logo, dificilmente seu dia a dia vai ser totalmente moldado. “Mas, com certeza, será mais produtivo e mais leve”, observa Roberta.

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